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Prosper Canada May 2022
Municipal Toolkit: A toolkit for embedding financial empowerment supports into municipal services

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Financial empowerment (FE) is an approach to poverty reduction that focuses on improving the financial security of people living on low income. Evidence shows that embedding FE interventions into municipal welfare, employment, housing, shelter and health services can significantly boost service outcomes and support the life stabilization framework.

If you are a manager or frontline staff working in municipal services and starting your FE journey, this toolkit can help you to begin embedding FE supports into your existing programs.

Prosperity Gateways: Cities for financial empowerment is an initiative at Prosper Canada which aims to reduce poverty by building financial help into municipal services used by residents with low incomes.

This toolkit has been made possible by the Government of Ontario, JP Morgan Chase and the Maytree Foundation. Prosper Canada is grateful to our financial empowerment community partners and Ontario Works offices for their collaboration in this effort. We also recognize related pioneering work by US-based Prosperity Now and the CFE Fund.

Worksheet resources in this toolkit are available as fillable PDFs. Please open with Adobe Acrobat Reader for full functionality.

Last updated on April 4, 2023: Building partnerships, Coaching readiness checklist, Shadowing guide, 5 elements of integration. 

English

Starting the conversation

Here are 7 questions to help you start a conversation about money with your client. Based on what you learn about your clients’ needs, the remaining links on this page to help you find answers and next steps.

Try this coaching readiness checklist to help your client ascertain if they have the time and are interested in receiving financial coaching.

Worksheets & tip sheets 

Here are some “go to” worksheets and tip sheets that frontline staff have found very helpful with their clients. They focus on budgeting, saving, and debt management – common FE needs that come up. Try them out for yourself first and see which ones might work for your clients.

The Budget Spreadsheet is an excellent tool for capturing the full picture of an individual’s financial picture. The individual inputs information according to different categories and the tool calculates totals in a summary page to show how much money is left over at the end of the month. [Thunder Bay Counselling]

The Simple budget template is an alternative monthly budget tool clients can use. It includes links to an Income tracking worksheet and Expenses tracking worksheet. [Prosper Canada / Trove]

The Urgent vs Important worksheet can help clients prioritize their spending. This, in turn, can help them save or “find money” for necessary expenses. [Prosper Canada / Trove]

Knowing how to set a SMART goal is important for planning and achieving targets. In the Set a SMART financial goal, clients learn what a SMART goal is and write SMART financial goals that are important to them. [Prosper Canada / Trove]

Making a spending plan is a worksheet clients can use to create a spending plan for each week based on money coming in and out each month. [Prosper Canada / Trove]

Making a debt action plan is a worksheet to help your clients get a handle on their debt. [Prosper Canada / Trove]

Tips for Managing Debt and Bills is a reference sheet you can give clients during tough times when managing cash flow is a challenge.

Prioritizing bills helps clients prioritize what bills to pay when it’s not possible to pay for everything. Note that this tool is from the Consumer Financial Protection Bureau (CFPB), an American government agency and includes a link to their website. Let clients know the information on the website is geared to the US context. [Consumer Financial Protection Bureau]

Online sites and tools

Here are great online tools you can also share and use in your FE work with clients.

Benefits wayfinder [benefitswayfinder.org]

Support with access to benefits is another powerful FE intervention. The Benefits wayfinder is a simple, easy to use, plain language tool that helps people on low and modest incomes find and track benefits they could get. Clients can use it on their own or with your support.

Read the Benefits wayfinder fact sheet to learn more.

Then watch the How to use this tool video. It highlights and demonstrates how to navigate through the key features of the tool.

If you would like additional training on how to support your clients with access to benefits and use the Benefits wayfinder tool in your money conversations, you can sign up for Prosper Canada’s self-directed online course and/or live workshop.

Trove [yourtrove.org]

Trove is a free bilingual website that clients can visit on their own or with your support. Many of the tools you were introduced to above can be found on Trove, along with a wealth of other user-friendly financial tools, worksheets, and education information to help clients take charge of their spending, learn about tax filing and benefits, and manage debt.

Along with a link to the Benefits wayfinder, you can also find these online tools:

The resources below focus on starting steps and tools to assist in the initial planning and implementation stages for embedding FE. Future phases of the toolkit will share resources for later stage efforts, as well as non-municipal efforts, such as public libraries and health care systems.

Tool 1. Making the case for financial empowerment

For FE to be successful, it’s critical to get buy-in from staff and stakeholders.

Below are great resources to share with key players who are new to FE. They can help you get others quickly up to speed on what FE is and the value of embedding FE as you onboard them or work to build interest in FE in your municipality.

  • Prosperity Gateways Primer gives a quick overview of the “what” and “why” of embedding FE into municipal services.
  • FE Brochure provides a more detailed introduction to FE and embedding FE.
  • Here are three case examples you can use to show the powerful impact embedding FE into municipal services can have:

Tool 2. Getting started: the internal scan 

Take the time to learn about common FE interventions. Then, assess conditions, capacity and considerations in your municipality for providing these kinds of financial help to your clients.

This tool guides you through an internal scan as you envision what embedding FE might look like in your service delivery context. Consider Tool 2: Getting started: the internal scan a starting point that will continue to evolve as you move through the process.

Tool 3. Exploring partnerships: the external scan

Municipalities do not have to deliver FE supports themselves to turn their services into Prosperity Gateways. In many cases, especially at the outset, it may be more cost-effective and less resource intensive to establish referral pathways to other local service providers or to partner with non-profit organizations, foundations, or financial service providers to deliver the financial help to meet your clients’ needs.

Use Tool 3: Exploring collaborations and partnerships to perform a scan of FE services in your local community and identify potential collaborations and partnerships.

Two additional partnership resources are ‘Elements of Integration‘ and ‘Partnership Tip Sheet‘

Tool 4. Designing the initiative: the service blueprint

Having completed an internal and external scan of barriers and opportunities, you are now ready to design an FE initiative to suit your municipality’s context. Designing the initiative is an important phase where you work out the service model, clarify partnerships, and imagine the ideal client experience.

Tool 4: Designing the initiative guides you through choosing the best service delivery model for your context and designing the client and staff journey.

We hope this toolkit will grow and improve with use and feedback. Current ideas for upcoming tools include:

  • Understanding your clients’ financial capability
  • Building a successful team
  • Supporting staff for success
  • Setting up effective data collection and evaluation processes

Tool 5. Designing the initiative: a shadowing guide

Tool 5: A shadowing guide can help frontline staff understand the process from intake to service delivery.

Feedback / Suggestions

We’d love to hear your feedback and suggestions for tools that you would find useful. Please email: [email protected].

Canadian Publications

Prosperity Gateways: Cities for financial empowerment – Building the case outlines evidence for embedding FE.

Read the report How financial empowerment services are helping Ontarians build financial health for more supporting evidence and personal stories.

Financial Empowerment – What is it and how it helps reduce poverty [national] suggests that FE is a critical missing piece of federal government policy that can significantly boost client outcomes when it is embedded into other programs and services.

Financial Empowerment – What is it and how it helps reduce poverty [Alberta] provides an overview of provincial government action on FE in Alberta. The Alberta government adapted the national document (by the same name) to use in their internal discussions with municipal decision-makers. Create a document that you can use for your internal discussions using this as an example.

U.S. Publications

The municipal integration of FE in Canada is grounded in influential work in the US by the Cities for Financial Empowerment (CFE) Fund. Launched in 2012 in New York the CFE Fund showed that embedding FE strategies into local government infrastructure can have a “supervitamin effect” on public programs, increasing the financial stability of low to moderate income households.

The Urban Institute examined the cost of residents’ financial insecurity to city budgets in 10 American cities in this 2017 research. Across these cities, the costs range from the tens to hundreds of millions of dollars, suggesting that cities have an economic interest in improving their residents’ financial health.

A report by JP Morgan Chase reviews municipal efforts to integrate financial capability into public services in several US locations in “A Scan of Municipal Financial Capability Efforts.”

French

Amorcer la conversation

Voici sept questions qui vous aideront à entamer une conversation à propos de l’argent avec votre client. En fonction de ce que vous avez appris sur les besoins de vos clients, les autres liens de cette page vous aideront à trouver des réponses et à connaître les prochaines étapes.

Utilisez cette liste de vérification pour aider votre client à décider s’il a le temps et s’il souhaite recevoir un accompagnement financier. 

Fiches de travail et fiches de conseils

Voici quelques feuilles de travail et des feuilles de conseils que le personnel de première ligne a trouvé très utiles pour ses clients. Elles portent principalement sur la planification budgétaire, l’épargne et la gestion des dettes — les besoins courants en matière d’AF qui se présentent. Essayez-les d’abord pour vous-même et voyez ceux qui pourraient convenir à vos clients.

La feuille de calcul du budget (anglais seulement) est un excellent outil pour saisir le portrait complet de la situation financière d’un individu. La personne saisit les données selon différentes catégories et l’outil calcule les totaux dans une page de synthèse pour montrer combien d’argent il reste à la fin du mois. [Thunder Bay Counselling]

Le modèle de budget simple est un outil alternatif de budget mensuel que les clients peuvent utiliser. Il comprend des liens vers une feuille de calcul de suivi des revenus et une feuille de calcul de suivi des dépenses. [Prospérité Canada/Trove]

La feuille de calcul Urgent versus Important peut aider les clients à établir des priorités dans leurs dépenses. Cela peut ensuite les aider à économiser ou à « trouver de l’argent » pour les dépenses nécessaires. [Prospérité Canada/Trove]

Il est important de savoir comment établir un objectif INTELLIGENT pour mettre en place et atteindre des objectifs. Avec l’outil Comment établir des objectifs financiers INTELLIGENTS, les clients apprennent ce qu’est un objectif INTELLIGENT et choisissent des objectifs financiers INTELLIGENTS qui sont importants pour eux. [Prospérité Canada/Trove]

La feuille de calcul Comment établir un plan de dépenses est un outil que les clients peuvent utiliser pour créer un plan de dépenses pour chaque semaine en fonction des entrées et sorties d’argent du mois. [Prospérité Canada/Trove]

La feuille de calcul Élaboration d’un plan d’action en matière de dettes est un outil pour aider vos clients à prendre le contrôle sur leurs dettes. [Prospérité Canada/Trove]

Conseils pour la gestion des dettes et des factures est une feuille de référence que vous pouvez donner à vos clients dans les moments difficiles où la gestion des fonds est un défi.

Le classement des factures par ordre de priorité (anglais seulement) aide les clients à déterminer les factures à payer en premier lorsqu’il n’est pas possible de tout payer. Notez que cet outil provient du Consumer Financial Protection Bureau (CFPB), une agence gouvernementale américaine, et comprend un lien vers son site Web. Expliquez aux clients que les renseignements figurant sur le site Web sont adaptés au contexte américain. [Consumer Financial Protection Bureau]

Sites et outils en ligne

Voici d’excellents outils en ligne que vous pouvez également faire connaître et utiliser dans votre travail en matière d’AF avec les clients.

Orienteur en mesures d’aide [benefitswayfinder.org/fr]

L’aide à l’accès aux mesures d’aide est une autre façon puissante d’intervenir en matière d’AF. L’Orienteur en mesures d’aide est un outil simple, facile à utiliser et rédigé en langage clair qui aide les personnes à revenus faibles ou modestes à trouver et à répertorier les mesures d’aide auxquelles elles peuvent prétendre. Les clients peuvent l’utiliser seuls ou avec votre aide.

Pour en savoir plus, lisez la fiche d’information sur l’Orienteur en mesures d’aide. (anglais seulement)

Ensuite, regardez la vidéo Comment utiliser cet outil (anglais seulement). Elle explique et démontre comment naviguer à travers les principales caractéristiques de l’outil.

Si vous souhaitez obtenir une formation supplémentaire sur la façon d’aider vos clients à accéder aux mesures d’aide et d’utiliser l’Orienteur en mesures d’aide dans vos conversations au sujet de l’argent, vous pouvez vous inscrire au cours autodidacte en ligne  ou à l’atelier en direct de Prospérité Canada.

Trove [yourtrove.org/fr] 

Trove est un site Web bilingue gratuit que les clients peuvent visiter par eux-mêmes ou avec votre aide. La plupart des outils qui vous ont été présentés ci-dessus se trouvent sur Trove, ainsi qu’une multitude d’autres outils financiers conviviaux, des feuilles de calcul et des renseignements éducatifs pour aider les clients à prendre en charge leurs dépenses, à se renseigner sur la déclaration et les avantages fiscaux et à gérer leurs dettes.

En plus d’un lien vers l’Orienteur en mesures d’aide, vous trouverez également ces outils en ligne :

  • Mon argent au Canada est un site Web qui peut aider les clients à acquérir de bonnes habitudes en matière de gestion de l’argent grâce à des modules d’apprentissage simples et faciles à utiliser sur toute une série de sujets liés à l’argent. Le site comprend également des vidéos (anglais seulement) et un questionnaire relatif au bien-être financier pour les clients.
  • La calculatrice du REEI pour les Canadiens peut être utilisée pour évaluer la possibilité d’ouvrir et de cotiser à un régime enregistré d’épargne-invalidité.

The resources below focus on starting steps and tools to assist in the initial planning and implementation stages for embedding FE. Future phases of the toolkit will share resources for later stage efforts, as well as non-municipal efforts, such as public libraries and health care systems.

Outil 1. Argumenter en faveur de l’autonomisation financière. 

Pour que l’AF soit un succès, il est essentiel d’obtenir l’adhésion du personnel et des intervenants.

Vous trouverez ci-dessous d’excellentes ressources à faire connaître aux acteurs clés qui ne connaissent pas encore l’AF. Elles peuvent vous aider à faire comprendre rapidement aux autres ce qu’est l’AF et la pertinence d’intégrer l’AF lorsque vous les accueillez ou lorsque vous travaillez à susciter l’intérêt pour l’AF dans votre municipalité.

● L’abécédaire des passerelles pour la prospérité (anglais seulement) donne un aperçu de « qu’est-ce que c’est » et du « pourquoi » au sujet de l’intégration de l’AF dans les services municipaux.

● La brochure de l’AF (anglais seulement) fournit une introduction plus détaillée à l’AF et à l’intégration de l’AF.

● Voici trois exemples de cas que vous pouvez utiliser pour montrer l’impact puissant que peut avoir l’intégration de l’AF dans les services municipaux :

o Exemple de cas : Région de York

o Exemple de cas : Services sociaux et d’emploi de Toronto

o Exemple de cas : Edmonton

Outil 2. Commencer : l’analyse interne

Prenez le temps de vous renseigner sur les types d’interventions courantes en matière d’AF. Ensuite, évaluez les conditions, la capacité et les considérations dans votre municipalité pour fournir ces types d’aide financière à vos clients.

Cet outil vous guide à travers une analyse interne qui vous permet d’envisager ce que pourrait être l’intégration de l’AF dans votre contexte de prestation de services.

Considérez l’outil 2 : Commencer : l’analyse interne un point de départ qui continuera à évoluer à mesure que vous avancerez dans le processus.

Outil 3. Explorer les partenariats : l’analyse externe 

Les municipalités ne sont pas obligées de fournir elles-mêmes des mesures d’aides en matière d’AF pour transformer leurs services en passerelles pour la prospérité. Dans de nombreux cas, surtout au début, il peut être plus rentable et moins exigeant sur le plan des ressources d’établir des liens de référence vers d’autres prestataires de services locaux ou de s’associer à des organismes à but non lucratif, des fondations ou des prestataires de services financiers pour fournir l’aide financière répondant aux besoins de vos clients.

Utilisez l’outil 3 : Explorer les collaborations et les partenariats pour effectuer une analyse des services en matière d’AF dans votre communauté locale et identifier les collaborations et partenariats potentiels.

Deux autres ressources à propos du partenariat sont les « Éléments de l’intégration » et les « Conseils pour le partenariat » . 

Outil 4. Concevoir l’initiative : le plan de service

Après avoir effectué une analyse interne et externe des obstacles et des opportunités, vous êtes maintenant prêt à concevoir une initiative d’AF adaptée au contexte de votre municipalité. La conception de l’initiative est une phase importante où vous élaborez le modèle de service, clarifiez les partenariats et imaginez l’expérience client idéale.

L’outil 4 : Conception de l’initiative vous guide dans le choix du meilleur modèle de prestation de services pour votre contexte et dans la conception du parcours du client et du personnel.

Nous espérons que cette boîte à outils se développera et s’améliorera avec l’utilisation et les commentaires. Les idées actuelles pour les outils à venir incluent :

  • Comprendrela capacité financière de vos clients
  • Mettresur pied une équipe performante
  • Soutenirle personnel pour qu’il réussisse
  • Mettreen place des processus efficaces de collecte de données et d’évaluation

Outil 5. Concevoir l’initiative : un guide d’observation

L’outil 5 : Un guide d’observation peut aider le personnel de première ligne à comprendre le processus, de l’accueil à la mise en œuvre du service. 

Commentaires et suggestions

Nous serions ravis d’entendre vos commentaires et vos suggestions d’outils que vous trouveriez utiles. Veuillez nous envoyer un courriel : [email protected].

Publications canadiennes

Passerelles de prospérité : Les villes pour l’autonomisation financière — établir le dossier (anglais seulement) décrit les preuves qui sont pour l’intégration de l’AF.

Lisez le rapport intitulé Comment les services d’autonomisation financière aident les Ontariens à renforcer leur santé financière (anglais seulement) pour obtenir plus de preuves et de récits personnels.

Le document Autonomisation financière — qu’est-ce que c’est et comment cela aide à réduire la pauvreté [national] (anglais seulement) suggère que l’autonomisation financière est une pièce manquante essentielle de la politique du gouvernement fédéral qui peut considérablement améliorer les conditions de vie des clients lorsqu’elle est intégrée à d’autres programmes et services.

Le document Autonomisation financière — qu’est-ce que c’est et comment cela aide à réduire la pauvreté [Alberta] (anglais seulement) donne un aperçu de la démarche du gouvernement provincial en matière d’AF en Alberta. Le gouvernement de l’Alberta a adapté le document national (du même nom) pour l’utiliser dans ses discussions internes avec les décideurs municipaux. Créez un document que vous pourrez utiliser pour vos discussions internes en utilisant cet exemple.

Publications américaines

L’intégration municipale de l’AF au Canada est fondée sur les travaux influents réalisés aux États-Unis par le Fonds Cities for Financial Empowerment (CFE). Lancé en 2012 à New York, le Fonds CFE Fund a montré que l’intégration de stratégies d’AF dans l’infrastructure des gouvernements locaux peut avoir un « effet super vitaminé » sur les programmes publics, en augmentant la stabilité financière des ménages à revenu faible ou modéré.

L’Urban Institute a examiné le coût de l’insécurité financière des résidents sur les budgets municipaux de dix villes américaines dans cette recherche de 2017 (anglais seulement). Dans ces villes, les coûts vont de dizaines à des centaines de millions de dollars, ce qui suggère que les villes ont un intérêt économique à améliorer la santé financière de leurs résidents.

Un rapport de JP Morgan Chase passe en revue les efforts déployés par les municipalités pour intégrer la capacité financière dans les services publics dans plusieurs villes américaines dans « A Scan of Municipal Financial Capability Efforts » (anglais seulement).

Author: Prosper Canada
Topic: Financial coaching & counselling
Publisher: Prosper Canada
Location: Canada
Format: Toolkit
Content Type: Prosper Canada Toolkits
Publication Date: May 12, 2022
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